ビジネスの舞台裏において、契約書と覚書という言葉を聞くことがあるでしょう。しかし、これらの用語の違いや正確な意味をご存じでしょうか。この記事では、わかりにくい契約書と覚書という言葉の違いや、それぞれがどんなシーンで活用されるのか、わかりやすく解説しているので参考にしてください。
契約書と覚書の違いとは
両者は、どちらも法的な文書として扱われるものでありながら、それぞれ異なる機能を果たす重要な書類です。
契約書
契約書は、取引の際に当事者間の意思確認を図り、合意した内容を正確に記載した文書です。内容には、成立した契約の根拠となるもののため、具体的かつ明確な表現が求められます。
たとえば、企業間の売買契約などにおいては商品の詳細、代金の支払いや引き渡しの条件などを詳細に決定して締結します。民法によると、契約は両者の合意により成立しますが、口頭では勘違いや忘れなどにより、トラブルになるのは必然です。
口頭でのトラブルを未然に防ぐために、文書で明確に記載された契約書が利用されているのです。契約書には、署名や捺印が必要であり、これによって当事者双方が合意していることが確認されます。
覚書
一方で、覚書は、略式な契約書として位置づけられる文書です。通常、迅速に合意を進めたい場合に活用されます。契約書との違いとして、厳密な違いはなく、どれほど記載を詳細にしているかのみです。
契約書は、より詳細で法的な妥当性が強い一方で、覚書は手続きが迅速を目指すため簡素なのが特徴です。ただし、契約書と同様に法的効力をもつため、内容の曖昧さや抜け漏れは避けなければなりません。
覚書も双方が同意して締結する必要があるため、内容には誤解が生じないよう、明確な表現が求められます。取引相手との合意を、簡略かつ迅速に図りたい場合や、ある程度の信頼関係が築かれている場合に覚書が選択されます。
取引の性格や目的に応じて適切な文書を選択することが大切ですが、どちらを使用する場合でも、相手との円滑なコミュニケーションをおろそかにしてはならず、十分に検討された内容でなければなりません。
念書とはどう違うのか
契約書関連の用語の中でも念書と覚書は、しばしば混同されることがありますが、実は異なる性質をもった文書であるため、注意が必要です。違いを確認してみましょう。
念書の特徴
念書は通常、一方の当事者が単独で作成し、相手方に提出する書面です。企業法務の領域では、誓約書の用語の方が一般的に使用されており、作成者が相手方に対して負う義務や内容に関する誓約事項が明記されています。その名の通り、約束や誓いを確約するための文書です。
覚書との違い
覚書は、複数の当事者の合意をもとに作成され、当事者ごとに有する権利や義務を確認し、責任を負う文書です。つまり、覚書は、両者の間での合意が不可欠であり、それに基づいて権利と義務が発生します。
企業間の契約や取引において、合意事項を確実に記載するために覚書が利用されることがあります。一方で、念書は、一方の当事者から作成される書面である点が異なる点です。
それぞれの使用場面
一般的に、プライベートな関係において活用されるのが念書です。たとえば、友人や知人から借金の返済を確約する場合などが該当します。一方で、企業法務の領域において、覚書よりも簡易的な契約書の意味合いをもち、取引先との具体的な条件や誓約を確認するために使用されるのが覚書です。
覚書締結が必要なシーンは？電子化やメリットも解説！
契約書と覚書は、さまざまな点において位置づけが異なりますが、覚書が適しているのはどのようなシーンでしょうか。また、近年注目されている電子化による覚書締結にはどのようなメリットがあるのでしょうか。詳しく見ていきましょう。
適切な締結シーン
覚書は、変更を履歴として管理する手段としても効果的です。法的な拘束力においては、どちらも違いはありませんが、契約書よりも簡潔で緩やかな合意を記すために覚書が利用されています。そのひとつは、契約条件変更の際の覚書締結です。
既存の契約関係に変更が生じる場合、簡潔な覚書を用いて、条件の変更を明確にします。次に、個人情報の取扱いなどにも活用するとよいでしょう。
企業と個人の取引において、個人情報の取り決めを明確にしたり、変更したりする場合に使用されます。さらに、基本契約に対して、個別の条件や取り決めをまとめたり、変更を記したりする場合にも使われます。
メリット
長い契約書の確認が不要で、合意内容を簡易的に記載した覚書を使うことで、取引をスムーズに進行させられます。また、履歴が把握しやすく、長期的な取引において非常に便利です。また、電子署名を活用することで、効率的に締結できます。業務の工数削減や契約締結の効率向上が期待できます。
電子化によるメリット
電子化により、さらに実現できるのがコスト削減とセキュリティ向上です。印刷・郵送コストや収入印紙、データベース管理による一元管理などにより、大きなコスト削減に寄与できるでしょう。
くわえて、電子化によりセキュリティレベルも向上します。電子署名による効率的な契約締結は、現代のビジネスにおいて迅速で安全な取引を実現します。
まとめ
契約書は、厳密な法的拘束力が求められる場面で活用し、一方で、覚書は簡潔な合意事項を手軽にまとめたり、条件変更を履歴として管理したりといった場合に有用です。両者の違いを理解することで、ビジネス取引がスムーズかつ効果的に進むでしょう。ケースごとによる正しい文書の選択が、ビジネスにおける信頼性と円滑なコミュニケーションにつながるため、よく覚えておきましょう。
- 年間実績1000件以上の安心サービス
-
行政書士川崎事務所
引用元：https://kawasakioffice-contract.com/行政書士川崎事務所は、年間実績1000件以上を誇る契約書作成代行サービスを展開しています。
- 法務担当がいないため、契約書作成のリソースが足りない
- 契約書の作成は専門知識のある人に任せたい
- 自分で作った契約書に不備がないか心配
社内でこのようなお悩みを抱えている部署のご担当様は、ぜひ一度相談してみてください。
おすすめの契約書作成代行サービス7選
