企業では、日々契約書が大量に扱われており収入印紙が必要です。そこで、収入印紙代のコストは課題になるでしょう。節約のために、収入印紙代負担者を正しく把握することが重要です。法律によって負担者や割合が異なるので、コスト削減に役立てましょう。ここでは、契約書と収入印紙について解説をしています。企業担当者の方は必見です。
印紙税法と民法で印紙代の負担割合の考え方が異なる
収入印紙は契約書に必須ですが、極力金額を抑えることが重要です。取り扱いには二つの法律が適用されています。法律によって負担者や方法が異なるので、きちんと理解して上手に運用しましょう。
印紙税法
印紙税法では、契約書作成した側が全て負担する原則があります。しかし、契約書の作成を複数人で行った場合は、契約者全員からの負担が可能です。例えば、不動産売買契約の場合、買主と売主の記名捺印がされます。
両者の同意があって、初めて契約が成り立つことがポイントです。共に契約書作成をしたことになり、負担義務はそれぞれに発生します。そのため、契約締結前に充分な理解が必要です。負担義務が分散する際は、収入印紙代を明確にして慎重に契約を進めましょう。
民法
民法では収入印紙代を複数人で分けて支払う場合、等しい金額にすることを定めています。そのため、契約書作成側と契約者の2者であれば収入印紙代は折半です。また、両者の保管のために2通契約書を作成した場合にも、負担を折半することが決まっています。
契約金額が大きくなるごとに収入印紙代は高額になるので、２通作成をマニュアル化しても良いでしょう。その場合、きちんと契約者の同意を経て折半することが重要です。
【ケース別】印紙代の負担割合について
収入印紙代は、作成数によっても金額や負担者が異なります。ここではケース別に解説をするので、現状の社内業務と照らし合わせてみましょう。業務効率やコストとの兼ね合いを考えると、改善のヒントになります。
2通作成
契約書を作成する際、2通作成して双方の控えにすることがあるでしょう。収入印紙代が1通分の負担で済むことがポイントです。さらに折半が基本となるので、節約にとても向いています。業務負担にはなりますが、高額取引の際は厳重な扱いが可能です。収入印紙代が高額になるときは２通作成しましょう。
1通作成
作成された契約書が1通のときは、原本とコピーを利用して双方が保管します。法律では収入印紙代を折半と定めていますが、原本として保管をする側が全額負担する風潮があります。
そこで、原本保管する側は、印紙代の負担割合を明記しておくことが重要です。お互いが納得した支払いであることを、残しておくことでトラブルを回避します。
印紙代を適切に負担する方法を理解しておこう
収入印紙代について細かい決まりがありますが、特に気を付けるべき点があります。ここでは、注意点や適切な負担方法をまとめているので社内で理解を深めましょう。
コピーの契約書に発生する収入印紙
収入印紙代の節約が目的で、契約書の控えをコピーで済ませることは多いでしょう。しかし、場合によってはコピーにも収入印紙が必要になります。
法律的な視点では、契約の成立を証明する目的であれば課税文書扱いです。内容が原本と同様であり、双方が1通ずつ保管し、割印やコピー側に署名捺印がある場合は該当します。
しかし『1通作成したうえで契約書の保管を承る。』といった文言が記載されていればコピー側は不要です。あくまでコピーが保管目的であれば、課税文書にはなりません。
そのため、単純にコピーしただけのものを受け取ると良いでしょう。また、契約内容や双方の考え方によりますが、コピーの仕方に関しては、お互いに納得のいくかたちを実行することが重要です。
電子データの契約書
電子データの契約書が普及していますが、収入印紙は不要です。紙面であれば課税対象になるので、節約効果が期待出来ます。また、印刷には注意が必要です。
契約が締結する前は、課税文書作成にあたるので収入印紙が必要になります。しかし、契約締結後は保管や共有目的になるので、収入印紙は不要です。印刷が必要なときは締結後にすると良いでしょう。
収入印紙代節約のポイント
法律によって収入印紙代の負担割合が異なりますが、特約設定することで負担割合を自由に決められます。双方が納得のいく方向へ話し合いましょう。もし、全額負担をする場合は、契約書に特約の件を明記しておくと安心です。
また、極力電子データを取りいれましょう。特に、契約書の数が多い企業は、管理しやすくなるメリットもあります。収入印紙代だけでなく、保管倉庫代や人件費なども節約可能です。
まとめ
収入印紙代は小さい額になりやすいため、軽く見てしまう傾向があります。しかし、企業単位で総合的に見ると多額なコストになるでしょう。無駄な負担を極力なくし、利益に繋げる工夫が必要です。契約書を取り扱う部署は、改めて収入印紙について理解しましょう。そこで、契約書作成代行サービスを利用することがおすすめです。弁護士が契約書や法律について、丁寧にアドバイスします。難しい法律も、分かりやすく社内共有出来るので安心です。また、収入印紙取り扱いマニュアル作成にも役立つでしょう。契約書作成代行サービスは、企業発展の強い味方です。
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